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复印机租赁是近年来新兴的一种办公用品服务，随着经济的发展,企业发展迅速，办公用品需求量增大，复印机产品已成为一种企业必备的办公用品之一，由于复印机产品价格高，又涉及到后期的耗材，维护维修保养等工作，越来越多的企业选择租赁复印机的方式。一般由办公设备公司提供复印机设备，并负责后续的维护，企业只需按月或年付费。
复印机租赁业务由于起省钱又省心的特点，近年来市场一直保持较高的速度增长，得到了越来越多企业和广大用户的认可。
复印机在企业的处境
1. 复印机是事务处理机器，不是生产设备,不会产生效益。
2. 仅仅是为了现在的办公需要，选择购买复印机的时候,你会有很大的盲目性：
•你准备用这台复印机多久。
•这台复印机能够使用多长时间。
•你购买的复印机是否满足了办公需要,或者设备的选择是否过剩。
•你对复印机的供应商/服务商的服务及价格,都是不可预见的。
•你的办公室职员是否会滥用,而疏于管理。
3. 复印机有附带服务的特征,而且这些服务都是要收费的。包括供应商提供的消耗材料、另配件,服务商提供的维修、保养。
4. 事务处理机器技术更新快,设备的陈旧化是不可回避的。
5. 复印机的使用成本是随着印量增多而上升。印的太少,设备的折旧又不可避免。这就要产生设备管理的问题,例如:你的办公室成员多,使用率比较高,即使总的印量不多,使用成本也不一定会低。
6. 复印机是通用型的事务处理机器,选择如何使用,节省费用是重要的。购买怎样的机器,能满足未来几年的使用。
租赁相关
1.租赁性能
企业租赁复印机，一般会根据企业自身的需要选择功能合适的复印机即可。租赁费用跟复印机的性能成正比。
按应用范围来讲，有主流办公型复印机、工程图纸复印机。
按复印的颜色来分，有单色、多色和彩色复印机之分。
按复印速度来分，可分为低速、中速和高速三种档次(均以A4幅面的文档为准)。
2. 租赁期限
对于大多数企业来说，都会采取长期租赁的方式，成本更低，控制更稳定。
3.租金及其支付方式
公司在复印机租赁方面都采取押金+月租+印量的收费方式。押金一般在三、四千元，主要是确保公司提供复印机之后的风险最小化，双方合同期满时，只要机器没有人为的损害，押金当如数归还；月租就类似于我们手机的座机费，是您占用这一设备所付出的金钱。一般复印机租赁的月租在每月两三百元左右，您这边其实际的月租金为零，因为给您提供的是全新未拆封的机器，您这边每月也有保底印量，所以机器在被租赁的时候，每月只有保底印张数的费用，一切都记录在复印机的计数器内。计数器里的初始印量为0，将被写入租赁合同中，以后按每月多少钱来计算。另外，单页收费的高低，还取决于您的平均复印量，月平均复印量越大，单页收费标准就越低。
支付方式除了押金是在收到复印机之后一次性付清外，月租和复印费可以按月结、季付、年结等多种方式支付（年付需要提前支付月保底费）。
4.判断复印机的新旧程度
复印机的新旧程度直接影响到它的工作质量和您需要支付的押金。一台老化的复印机难免出现种种问题，虽然服务商免费提供维修服务，但也多多少少影响到您的正常工作。目前市场上用于租赁的复印机新旧程度不一，大多是国外淘汰机走私回来翻新的。当然，我们公司提供的是全新的机器。您可以通过计数器的原始数据进行参考，也可以凭机身序列号查询。
5.硬件维修及定期清理费用
除人为因素损坏，办公设备的正常维护费用、清洁费用、碳粉等耗材费用一般情况下均由我公司承担。
九大好处
一、租机不用担心设备老化报废
买机：所有权归购买者，但到一定年限或一定用量时，造成了设备使用周期缩短，宣告报废；
租赁：所有权归租赁方，也正是因为此，客户就不必负担设备因老化而报废的风险。
二、租机不用承担设备过时风险
由于技术的突飞猛进，新、好产品的不断涌现，造成了设备使用周期缩短，更新换代加快。购买者必定要承担设备过时的风险，若选择租赁，风险就由租赁方承担。
三、可任选最适用的机型
对于购买者来说，设备一买回来就定位了，如果发现它与现在的工作量不配（速度过慢影响工作，且维护起来也麻烦）。使用起来不称心，这样，想换机就十分困难了：你得花很多时间和精力与商家谈判，但未免能成功；就算成功了，你还得再多花一大笔冤枉钱，而租机就不会有以上的现象，你可随时调换更便条的复印机，月租也会适当调整。这样，你就可灵活使用办公设备了。
四、免费上门维护
购机者每年得花600-2000元不等的钱维护设备，否则你别想顺利地使用它；对于租机者，维护费由租赁方承担。
五、免费上门解决故障
购机者遇到稍大点的故障，报告商家后，一般需要好几天才能得到解决，这样就极大的影响了工作，造成不必要的损失，而租赁方在接到故障报告后，几小时内解决问题。
六、免费提供优质耗材，免费上门加碳粉
目前办公耗材市场复杂，以次充好的现象已是常事，若购机者买到劣质耗材，将造成设备故障率增加。使用寿命缩短和输出质量差等一系列问题；面对租机者来说，因设备属租赁方所有，公司将提供优质耗材给租机者，从而避免了上述现象的发生，提高了工作效率。
七、免费提供备用机
对复印量大，工作繁忙，维修路程远，信誉良好的贵宾客户，可免费提供备用机，以保证客户工作的高度延续性。
八、节省办公费用
下面，就以一台复印机单张成本核算，一台中档机的价格约为12000元，结合您这边的使用情况，一般5年复印量为60万张左右，具体计算如下：
购机用户——如果用户月复印量为10000张，则每年复印的费用支出为：
机器：12000元，
墨粉：45支×350元=约16000元，
鼓组件：5支×2200元=约10000元
维护保养：5年×600（最低维修费）=3000元。
以上还不包括刮板、载体、分离爪、热棍、热敏电阻、激光器、灯管、传感器等等零配件的更换费用在内，就已经高达41000元。
租赁用户——费用为0.065元/张×再无其它费用支出，用户租5年费用仅为：
0.065元/张×10000张×12个月×5年=39000元。
九、提升竞争力
复印机租赁的最大好处是将非核心业务外包，可以更加专注于自身业务的发展，提升竞争力。
租赁对于企业的利益
一、使用门槛低
一般入门级的复印机价格均在一万元以上，高端一点的需要几万甚至十几万，这不得不让很多有复印需求的用户望而却步。而复印机的租赁只需支付三、四千元甚至更低的租金即可拥有。
二、量化使用成本
通过租赁获得的复印机，除了按约定的单价支付复印费和自备复印纸外，不承担任何费用，如耗 材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。
三、将风险降到最低
如果自己购买一台复印机，对新机器的价格，商家服务保障，质量可靠度等因素是无法衡量的。在后期耗材的使用上，又存在成本与质量的矛盾。而租赁复印机不仅可以在出现问题时，获得服务商的免费维护或更换同档次的机型，耗材也是由服务商一手包办。一般复印机的寿命在三至五年，而如果选择租赁的话，根本不用担心它的寿命问题。
四、灵活性强
随着企业规模的扩大或转变，对复印机功能和性能的需求也可能有所调整。比如以前对速度要求不大，能复印就行，而现在希望达到较高的复印速度或者需要扩展网络功能、扫描功能等。如果是租赁，只需与服务商协调换机就可以了，不必付出额外的费用。等等
区别
【 设备选用灵活 】
根据你的需求变化、使用设备发生了变化情况，你可以即时的更改租约内容及条款，可以有选择维护、服务内容的自主。因为你的费用是壹个月或几个月的型式支付的。
【 节约办公费用 】
可以为您的企业节约超过50%的复印及打印费用。
【 提升企业形象 】
自动输稿、电子分页、高速复印……价值超过万元每台！不但可以大大提升日常工作效率，还可以有效提升企业内部形象。
【 降低使用风险 】
租赁可以从根本上避免诸如机器频繁故障、耗材以次充好、维护成本居高不下、维修被宰、后期服务不及时等风险。
【 量化使用成本 】
除了按约定单价支付租金和自备复印纸外，不承担其它任何费用，如耗材维修等，也无需为设备报废而担心。你们的办公室很多，设备使用率相当高，机型不统一，管理起来繁琐，我们可以帮助你设定一个方案，包括设备的特征、数量，具体租金、结算方式，特别的条款约定等，让您的成本更加细化，明确。
【 企业合理免税 】
租金支付的费用可以减少所得税。
【 降低企业负债 】
租借复印机属于传统性，操作性的租赁方式它不同于融资租赁，没有认定为长期负债。对于规模较大的企业，操作性的租赁合同可能更有利于它的负债管理。
用户保障
公司将设备的租金和租赁期间发生的所有耗材、零件、维修保养等费用，您只需要以“租金+抄表”的方式来结算。可想而知，如果我们提供的设备频繁发生故障，使维修成本不断的抬高，如果再加上使用假冒伪劣商品而导致维修率超标，就如同用属于自己的设备去赌蝇头小利，损害的最终还是我们的利益，这不是聪明的租赁商所为。从利益角度考虑，租赁商将为用户提供最有保障的服务。 |
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